Innehåll
- Hur rätt online-samarbetsverktyg kan förändra vårt sätt att arbeta
- Det är lätt att hålla reda på projekt
- Teammedlemmar kan vara var som helst
- Enkel rapportering
- Åtgärder görs snabbt
- Dokument lagras alla på ett enda ställe
Hur rätt online-samarbetsverktyg kan förändra vårt sätt att arbeta
Lagarbete är en av de viktigaste aspekterna på den moderna arbetsplatsen. Men utbredd tillgänglighet på internet innebär att medlemmarna i teamet kan vara nästan var som helst i världen. Så för att teamwork ska vara effektivt är det viktigt för företag att anta modern arbetspraxis och teknik som hjälper medarbetare, oavsett var de är, att dela sitt arbete på ett enkelt och effektivt sätt. Det är här ett bra verktyg för online-samarbete kommer in. Om du funderar på att anta - eller föreslå antagande av - online-samarbetsverktyg kan listan över fördelar online-samarbete nedan hjälpa dig och din organisation att fatta ett beslut om denna användbara teknik.
Det är lätt att hålla reda på projekt
Online-samarbetsverktyg har en mängd olika projektspårningsfunktioner som gör det enkelt för teammedlemmarna att se utvecklingen av ett projekt från första dagen. Från att spåra vem som gjorde de senaste ändringarna i ett dokument, till hur dokumentet var innan ändringarna, till att märka en kollega för att granska dokumentet, har det aldrig varit lättare att hantera ett projekt. Online-samarbetsverktyg tar bort behovet av att använda e-post som det primära sättet att kommunicera med teammedlemmar, så att behovet av att söka i en inkorg efter exempelvis ett förlorat dokument tas bort helt.
Teammedlemmar kan vara var som helst
Så länge de har en internetanslutning, kan teammedlemmar arbeta på distans från var som helst i världen. Detta innebär att det är möjligt för ett team att vara helt spridd, medan de fortfarande arbetar på ett organiserat sätt. Medarbetare i olika stater eller till och med länder kan enkelt arbeta tillsammans på samma projekt och hjälpa organisationer att sätta ihop det bästa möjliga teamet för ett projekt, oavsett anställdas plats. Det betyder också att medan anställda är borta från kontoret på affärsresa, behöver de inte kopplas bort från projektet och kan bidra till det som om de var på skrivbordet.
Enkel rapportering
Nästan alla arbetsprojekt har någon form av rapportering förknippad med dem, och rapporttiden är vanligtvis stressande. Ibland är det lätt att tappa reda på några av de aktiviteter som har gjorts för ett visst projekt, särskilt när du arbetar med ett stort team. Men genom att använda ett bra onlineverktyg för samarbete är det enkelt att snabbt generera detaljerade rapporter som innehåller alla aktiviteter som är associerade med ett visst projekt, vilket ger teammedlemmarna mer tid att arbeta med resultatgenererande aktiviteter.
Åtgärder görs snabbt
Med ett bra verktyg för online-samarbete finns det inte längre behov av att ordna ett möte eller telefonsamtal för att granska dokument. Dokument kan laddas upp i verktyget och granskare kan automatiskt meddelas via e-post om att dokument har laddats upp. Granskarna kan sedan kommentera dokumentet och göra nödvändiga ändringar och meddela alla teammedlemmar att dokumentet har granskats och är klart. Detta gör det mycket lättare att hålla ett stabilt och organiserat arbetsflöde i ett projekt, där teammedlemmarna snabbt bidrar när det behövs.
Dokument lagras alla på ett enda ställe
Detta gör det enkelt för alla teammedlemmar att ha tillgång till alla nödvändiga dokument, oavsett plats. Dessutom behöver anställda inte spara dokument på en USB-enhet eller andra lagringsmedier om de planerar att arbeta med dem på distans och eventuella uppdateringar till ett dokument ses omedelbart. Det finns inget behov av att olika versioner av ett dokument mailas fram och tillbaka, och teammedlemmarna vet hela tiden var de hittar den senaste versionen av ett dokument.
