Innehåll
- 3 enkla sätt att konvertera Excel-filer till PDF
- Microsoft excel
- Exporterar på en Windows-PC
- Exporterar på en Mac
- Online-omvandlare
- 'Skriv ut' till PDF
3 enkla sätt att konvertera Excel-filer till PDF
Det finns många sätt att konvertera en Excel-fil till PDF-format. En anledning till att göra denna typ av konvertering är så att Excel-filen är bekvämare att öppna och läsa på andra datorer, telefoner och surfplattor, allt utan att behöva ha ett kalkylprogram eller app installerat.
Dessutom kräver Excel-filer ett specifikt program för att läsa och redigera dem, så det kan vara svårt att dela sådana dokument med personer som inte har den nödvändiga programvaran. PDF-formatet är emellertid mycket mer allestädes närvarande, så länge det finns en PDF-visning installerad på datorn kan du visa filen utan behov av en kalkylbildvisare / redigerare.
Excel-filer som finns kvar i XLSX- eller XLS-formatet är 100% redigerbara med Excel eller ett annat liknande kalkylprogram (t.ex. OpenOffice Calc och LibreOffice Calc), men PDF-filer är det inte. Även om det finns PDF-redigerare, fungerar de vanligtvis inte så bra som att redigera den råa filen.
Microsoft excel
Om du arbetar med Excel-dokument finns det en god chans att du redan har Excel på din dator. Om så är fallet kan du enkelt konvertera XLS till PDF eller den nyare XLSX till PDF.
Dessa anvisningar gäller Excel-versionerna 2019, 2016, 2013, 2010 och Excel för Microsoft 365.
Exporterar på en Windows-PC
Windows-användare kan konvertera Excel-dokument till PDF via Exportera meny:
-
Öppna Fil > Exportera meny.
-
Välja Skapa PDF / XPS.
-
Dubbelkontrollera det PDF (* .pdf) väljs bredvid Spara som typ. Det andra alternativet är att skapa en XPS-fil.
Du kan valfritt använda den här tiden innan du gör PDF för att aktivera eller inaktivera några avancerade alternativ. Gå in i alternativ i dialogrutan spara för att göra saker som att exportera bara specifika sidor till PDF, exportera alla kalkylblad och mer.
-
Välja Publicera för att spara Excel-filen i PDF.
Exporterar på en Mac
Om du befinner dig på en Mac-dator kan du skapa en PDF-fil från en Excel-fil genom att Spara som menypost.
-
Gå till Fil > Spara som för att öppna en popup-ruta för att spara Excel-dokumentet.
-
Bredvid Filformat, längst ner i det fönstret, välj PDF.
Notera alternativen precis under rullgardinsmenyn för val av format. Du kan välja arbetsbok eller Ark för att konvertera antingen hela arbetsboken till PDF (alla ark som har data i dem) eller bara det ark som är öppet just nu.
-
Välj Spara för att konvertera Excel-filen till PDF på din Mac.
Online-omvandlare
Ett annat alternativ att spara Excel som PDF är att använda en filkonverterare. Eftersom XLS- och XLSX-filer är dokument kan du använda en gratis dokumentfilkonverterare.
Det finns till och med några online-konverterare till Excel till PDF som gör det ännu enklare att spara Excel-dokument i PDF-format, och eftersom de fungerar med valfri webbläsare kan de konvertera Excel till PDF på vilket operativsystem som helst.
Några av våra favoriter inkluderar Smallpdf, iLovePDF, Soda PDF och Online2PDF.
En annan som vi gillar, visas nedan, är FileZigZag. Ladda upp din Excel-fil där och välj PDF som utgångsformat. Välj Börja konvertera för att konvertera Excel-filen till PDF och hämta nedladdningslänken.
'Skriv ut' till PDF
Om du inte har Excel installerat kan du fortfarande spara XLSX- eller XLS-filen till PDF med Microsofts gratis Excel Viewer-program. Eftersom Excel Viewer bara är en Excel-fil visare (inte redaktör), du måste installera ett annat program tillsammans med det för att det ska stödja PDF-konverteringen.
Ett sätt är med en gratis PDF-skrivare. PDF-skrivare fungerar genom att du "skriver" ut dokumentet till PDF, vilket är ett enkelt sätt att skicka Excel-filen till PDF-konverteraren, varefter programmet kommer att spara det i PDF-format.
-
Öppna Excel Viewer och välj Excel-filen du vill konvertera till PDF.
-
Använd knappen längst upp till vänster om programmet för att välja Skriva ut.
-
Byt skrivaren från rullgardinsmenyn bredvid namn att vara PDF-skrivaren du installerade.
I vårt exempel kan vi välja Foxit Reader PDF-skrivare från rullgardinsmenyn.
-
Gör andra ändringar du vill ha i utskriftsinställningarna, som att skriva ut ett visst antal sidor och välj sedan OK för att starta PDF-skrivarprogramvaran, Foxit Reader i det här fallet.
Vissa PDF-skrivare öppnar programmet med ytterligare instruktioner, och andra kommer att spara PDF-filen utan några andra instruktioner.
-
Det är det - du har skapat en PDF-fil från Excel-dokumentet!
